La resposta curta
Validar fitxatges i incidències és revisar oblits, marques dubtoses, vacances i absències en una sola cua, aprovar o rebutjar amb rastre, i no reescriure el mes en un full el divendres. A 18 d’agost de 2026 el registre diari ja obliga (art. 34.9 de l’Estatut dels Treballadors, RDL 8/2019): Inspecció mira si l’assentament és fiable, no si tens un Excel net a última hora.
Un xat on «s’arregla» un oblit no deixa qui ho ha decidit. Una safata amb comentari, historial i avís a l’empleat sí. El Reial decret de registre digital no és al BOE; ningú no t’homologa el programari. El que pots mostrar és el registre i el rastre del que s’ha validat.
Aquest article és informatiu per a pimes i gestories. No substitueix el criteri de la teva assessoria laboral.
Què és validar un fitxatge i una incidència?
Validar no és «quadrar el full». És decidir, amb nom i data, si un assentament o una sol·licitud entra al mes o es rebutja. L’oblit de fitxatge, la vacança i la baixa no són el mateix fet, però el responsable no hauria de perseguir-los en tres llocs.
- Un fitxatge validat és un assentament d’inici i fi que el responsable accepta com a jornada real.
- Una incidència és, a la pràctica, el que no encaixa sol: un oblit, una marca dubtosa, una sol·licitud que demana sí o no.
- Aprovar o rebutjar deixa rastre de qui ho ha decidit. Editar una cel·la el divendres, no.
- L’article 34.9 ET exigeix registre diari, inici i fi, conservació de quatre anys i accés per a la persona, la representació legal (si n’hi ha) i la Inspecció. No exigeix un mitjà concret. Sí que exigeix que el registre sigui real i consultable.
- Paper i Excel segueixen sent formalment vàlids a 18 d’agost de 2026 si són fiables. Un Excel obert que es reescriu sense història no ho és.
Per què l’Excel del divendres no aguanta una inspecció?
El problema habitual de la pime no és no tenir res. És refer el mes el dia abans d’enviar-lo a la gestoria, o el dia que truca Inspecció. Això no és un registre: és una versió.
- Inspecció ja actua amb la norma del 2019. No espera el Reial decret digital, que a aquesta data no està publicat.
- Hores extra que no apareixen, fitxatges idèntics cada dia o un oblit «arreglat» en un xat aixequen més preguntes que una incidència oberta i resolta amb rastre.
- Les sancions vigents de registre es mouen a la LISOS (trams lleu i greu), en una forquilla aproximada de 70 a 7.500 euros segons el cas. Les xifres molt més altes de l’esborrany no són dret aplicable avui.
- A les gestories el patró és un Excel distint per client, o un paper que «és a l’oficina» i no apareix el dia de la visita.
- Tancar el mes en bloc té sentit quan el mes és net. No en té si el bloc és omplir forats a ull.
Què passa per la mateixa cua: fitxatges, vacances i absències?
Si l’oblit va per WhatsApp, la vacança per correu i la baixa per un PDF al gestor, el divendres no hi ha una foto del mes. Una sola safata per a managers i RRHH concentra els pendents.
Fitxatges
Marques dubtoses o oblits d’entrada o sortida. S’aproven o es rebutgen; no es tapa el forat en un full paral·lel.
Vacances
La sol·licitud de dies entra a la mateixa cua. El responsable veu el pendent amb la resta d’incidències, no en un calendari solt.
Absències
Baixes i permisos pendents de sí o no. El tipus i el justificant viuen a Absències; la decisió, aquí.
Com s’aprova un oblit de fitxatge sense tapar-lo?
Un mes sense cap incidència sol ser un mes maquillat, no un mes perfecte. L’oblit puntual, gestionat, es defensa millor que la cel·la reescrita.
- Defineix per endavant qui corregeix un oblit, en quin termini i amb quin comentari. La regla es explica a l’equip; no s’improvisa el divendres.
- Aproves o rebutges una a una quan hi ha dubte, o en bloc quan el mes és net i només queden confirmacions.
- El comentari queda al costat de la decisió. Serveix per a tu, per a nòmina i per a la gestoria quan preguntin per què aquell dia no coincideix amb el quadrant.
- L’empleat rep avís push o in-app. No se n’assabenta per un missatge solt que després s’esborra.
- WhatsApp pot ser el canal de fitxatge; no és l’arxiu de la incidència. L’assentament i la validació viuen al sistema.
Què queda a l’historial i qui se n’assabenta?
El valor de validar no és el clic d’«acceptar». És poder mostrar, mesos després, qui va aprovar o rebutjar i què se li va dir a la persona.
- Historial per empleat: què es va demanar, què es va decidir i qui ho va fer.
- Comentari intern al costat de la decisió, no un fil paral·lel que no viatja amb l’expedient.
- Avís push o in-app a l’empleat després de cada decisió.
- L’URL antiga de notificacions redirigeix a aquesta cua. No és un altre producte: és aquesta safata.
- Això no és un segell d’homologació. No existeix un llistat oficial de programari aprovat per l’ITSS ni per l’AEAT per al registre de jornada.
Preguntes freqüents
Cal validar cada fitxatge a mà?
No necessàriament un a un. Quan el mes és net pots aprovar en bloc. Si hi ha oblit o dubte, s’obre la fitxa, es comenta i es decideix. El rastre és el que diferencia això d’un Excel reescrit.
Un oblit es pot «arreglar» editant l’Excel?
Pots canviar una cel·la. No pots demostrar qui la va canviar ni quan, tret que l’arxiu tingui un control que gairebé cap full compartit no té. Inspecció mira fiabilitat. Un oblit validat amb historial s’explica; una cel·la nova el divendres, menys.
Serveix un grup de WhatsApp per aprovar incidències?
No com a arxiu. El xat s’esborra i no es conserva quatre anys. WhatsApp pot ser el canal de fitxatge si l’assentament queda al sistema. L’aprovació de l’oblit viu a la cua, no al grup.
Vacly Temps està homologat?
No. No existeix homologació oficial de programari de registre de jornada. Qui vengui aquest segell fa servir una paraula que avui no correspon a cap registre públic. El que és exigible és un registre diari, consultable i exportable, amb rastre del que s’ha validat.
L’empleat se n’assabenta de la decisió?
Sí. Després d’aprovar o rebutjar rep avís push o in-app. No depèn que algú recordi escriure-li.
La pantalla de notificacions és una altra eina?
No. L’URL antiga de notificacions redirigeix a Validacions. És la mateixa cua de fitxatges, vacances i absències.
Com ho resol Vacly (Temps)
Vacly Temps concentra l’aprovació a Validacions: una cua per a fitxatges, vacances i absències, amb aprovació en bloc o una a una, comentari, historial i avís push o in-app a l’empleat. L’URL antiga de notificacions redirigeix aquí. El detall és a https://www.vacly.es/producto/tiempo/validaciones. Des de 8,89 € per empleat i mes, IVA inclòs. Prova 15 dies. No és un programari «homologat»: aquest segell no existeix. És la safata amb què deixes de tancar el mes en un Excel el divendres.