Cómo validar fichajes e incidencias sin un Excel el viernes

¿Qué es validar un fichaje y una incidencia?

Validar no es «cuadrar la hoja». Es decidir, con nombre y fecha, si un asiento o una solicitud entra en el mes o se rechaza. El olvido de fichaje, la vacación y la baja no son el mismo hecho, pero el responsable no debería perseguirlos en tres sitios.

• Un fichaje validado es un asiento de inicio y fin que el responsable acepta como jornada real.
• Una incidencia es, en la práctica, lo que no cuadra solo: un olvido, una marca dudosa, una solicitud que pide sí o no.
• Aprobar o rechazar deja rastro de quién decidió. Editar una celda el viernes no.
• El artículo 34.9 ET exige registro diario, inicio y fin, conservación de cuatro años y acceso para la persona, la representación legal (si la hay) y la Inspección. No exige un medio concreto. Sí exige que el registro sea real y consultable.
• Papel y Excel siguen siendo formalmente válidos a 18 de agosto de 2026 si son fiables. Un Excel abierto que se reescribe sin historia no lo es.

¿Por qué el Excel del viernes no aguanta una inspección?

El problema habitual de la pyme no es no tener nada. Es reconstruir el mes el día antes de mandarlo a la gestoría, o el día en que llama Inspección. Eso no es un registro: es una versión.

• Inspección ya actúa con la norma de 2019. No espera al Real Decreto digital, que a esta fecha no está publicado.
• Horas extra que no aparecen, fichajes idénticos todos los días o un olvido «arreglado» en un chat levantan más preguntas que una incidencia abierta y resuelta con rastro.
• Las sanciones vigentes de registro se mueven en la LISOS (tramos leve y grave), en una horquilla aproximada de 70 a 7.500 euros según el caso. Las cifras mucho más altas del borrador no son derecho aplicable hoy.
• En gestorías el patrón es un Excel distinto por cliente, o un papel que «está en la oficina» y no aparece el día de la visita.
• Cerrar el mes en bloque tiene sentido cuando el mes está limpio. No tiene sentido si el bloque es rellenar huecos a ojo.

¿Qué pasa por la misma cola: fichajes, vacaciones y ausencias?

Si el olvido va por WhatsApp, la vacación por correo y la baja por un PDF al gestor, el viernes no hay una foto del mes. Una sola bandeja para managers y RRHH concentra lo pendiente.

¿Cómo se aprueba un olvido de fichaje sin taparlo?

Un mes sin ninguna incidencia suele ser un mes maquillado, no un mes perfecto. El olvido puntual, gestionado, se defiende mejor que la celda reescrita.

• Define de antemano quién corrige un olvido, en qué plazo y con qué comentario. La regla se cuenta al equipo; no se improvisa el viernes.
• Apruebas o rechazas una a una cuando hay duda, o en bloque cuando el mes está limpio y solo quedan confirmaciones.
• El comentario queda junto a la decisión. Sirve para ti, para nómina y para la gestoría cuando pregunten por qué ese día no coincide con el cuadrante.
• El empleado recibe aviso push o in-app. No se entera por un mensaje suelto que luego se borra.
• WhatsApp puede ser el canal de fichaje; no es el archivo de la incidencia. El asiento y la validación viven en el sistema.

¿Qué queda en el historial y quién se entera?

El valor de validar no es el clic de «aceptar». Es poder enseñar, meses después, quién aprobó o rechazó y qué se le dijo a la persona.

• Historial por empleado: qué se pidió, qué se decidió y quién lo hizo.
• Comentario interno junto a la decisión, no un hilo paralelo que no viaja con el expediente.
• Aviso push o in-app al empleado tras cada decisión.
• La antigua URL de notificaciones redirige a esta cola. No es otro producto: es esta bandeja.
• Eso no es un sello de homologación. No existe un listado oficial de software aprobado por la ITSS ni por la AEAT para el registro de jornada.

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