La respuesta corta
Un software de vacaciones para pymes centraliza la solicitud, el saldo que le queda a cada persona, el calendario del equipo y quién aprueba. El empleado pide desde web o móvil y ve lo que le queda; el responsable aplica políticas por empresa o centro, sin un Excel o un hilo de WhatsApp paralelo.
Este artículo es el producto y la búsqueda de «software de gestión de vacaciones». La operativa de no dejar un turno descubierto cuando coinciden ausencias está en la guía de turnos y vacaciones de equipos.
El historial queda para RRHH, nómina y gestoría. Una solicitud no se decide en un correo suelto.
¿Qué debe hacer un software de gestión de vacaciones?
Tiene que resolver cuatro cosas en el mismo sitio: pedir, ver el saldo, ver quién más falta esa semana y dejar rastro de la decisión. Un calendario compartido sin saldo ni aprobación es solo una foto del mes.
- Solicitud desde web o móvil, sin abrir un grupo para «¿puedo coger el puente?».
- Saldo actualizado: la persona ve lo que le queda antes de pedir, no después de una discusión.
- Calendario del equipo, para que el solape se vea antes de aprobar.
- Políticas configurables por empresa o centro de trabajo. El convenio y el pacto los pone la empresa; el software aplica las reglas que configures, no interpreta el BOE por ti.
- Flujo de aprobación con historial: quién dijo sí o no, y cuándo.
- No sustituye el fichaje. Las vacaciones aprobadas no son el registro diario de jornada del artículo 34.9.
¿Cómo ve el empleado su saldo de vacaciones?
Si el saldo vive en una hoja del encargado, cada petición empieza con «¿cuántos días me quedan?». El software sirve cuando esa cifra está a la vista de quien pide y de quien aprueba.
- El empleado consulta el saldo al pedir. No espera a que RRHH recuente a mano.
- El responsable ve el mismo número. Dos saldos distintos (el del Excel y el del chat) son el origen de la mayoría de enfados de agosto.
- El saldo depende de lo que hayáis configurado (contrato, centro, política). No asumas que la herramienta «calcula el convenio» sola.
- Cuando el día se aprueba, el saldo se mueve. Cuando se rechaza, no. El estado (pendiente, aprobada, rechazada) tiene que verse.
¿Quién aprueba las vacaciones y con qué reglas?
La herramienta no decide. Decide el manager o RRHH, con las políticas que hayáis dejado por empresa o centro. El valor es que la decisión no se pierda en un hilo.
- Una cola de pendientes: se aprueba o se rechaza, con comentario y rastro de quién decidió.
- El empleado recibe aviso cuando hay decisión. No se entera el viernes porque «no salió en el grupo».
- Puedes aprobar en bloque un mes limpio, o una a una cuando hay solape.
- La gestoría y nómina ven el historial. No persiguen un Excel de vacaciones distinto en cada cliente.
¿Cómo se evita que dos personas coincidan la misma semana?
El calendario compartido enseña las ausencias del equipo antes de pulsar sí. Eso es gestión de vacaciones. Cubrir el turno que queda vacío es otra conversación: está en la guía de turnos y vacaciones de equipos.
Calendario del equipo
Se ve quién ya tiene días esos puentes. El solape deja de ser una sorpresa el lunes.
Política por centro
Una tienda puede limitar coincidencias distinto que la oficina. La regla se configura; no se improvisa en agosto.
No es el cuadrante
Ver que coinciden dos ausencias no asigna el recambio. Para rotación e intercambio, el módulo de turnos.
¿Vacaciones y ausencias son lo mismo?
No. Las vacaciones son días de descanso con saldo. Las ausencias cubren baja, permiso y los tipos que defina la empresa, con adjunto cuando el tipo lo pida. Conviven en el mismo módulo; no son la misma pantalla.
- Vacaciones: solicitud, saldo, calendario y políticas.
- Ausencias: tipos configurables, justificación si hace falta, estados pendiente / aprobada / rechazada.
- Las dos pasan por validación. Ninguna se «arregla» en un correo suelto.
- Ninguna de las dos sustituye el registro diario de inicio y fin. Un día de vacaciones aprobado no es un fichaje.
Preguntas frecuentes
¿Qué hace un software de vacaciones que no hace un calendario compartido?
Saldo a la vista, solicitud con estado y rastro de quién aprobó. Un calendario sin eso es una foto. No dice cuántos días quedan ni quién dijo sí.
¿El empleado ve su saldo?
Sí, esa es la condición mínima. Si solo lo ve RRHH, sigues en el modelo del Excel del encargado.
¿Se pueden poner reglas distintas por centro?
Sí. Las políticas se configuran por empresa o centro de trabajo. El software no interpreta el convenio por ti.
¿Las bajas van en el mismo sitio?
En el mismo módulo, en ausencias: tipos, adjuntos e historial. No mezcles una IT con el saldo de vacaciones.
¿Sirve si soy gestoría?
Sí, como criterio único para varios clientes. El historial queda; no persigues una hoja distinta en cada empresa.
¿Cuánto cuesta y cómo se prueba?
Vacly Tiempo parte de 8,89 € por empleado y mes, IVA incluido. Trial de 15 días, sin tarjeta. Puedes empezar por fichaje y abrir vacaciones cuando haga falta.
Cómo lo resuelven las vacaciones de Vacly
Las [vacaciones de Vacly Tiempo](/producto/tiempo/vacaciones) concentran solicitud, saldo, calendario del equipo y políticas por empresa o centro. El empleado pide desde web o móvil y ve lo que le queda. La aprobación pasa por validaciones, con historial para RRHH, nómina y gestoría. No es la guía operativa de solapes de turnos; es el sitio donde vive el saldo. Desde 8,89 € por empleado y mes, IVA incluido.