Software de fichaje para pymes: web, app o WhatsApp (sin usar el chat como registro)

¿Qué es un software de fichaje para pymes y para qué sirve?

Es el canal de entrada del registro diario: la persona marca inicio, pausas y fin, y la empresa guarda ese asiento con rastro. No es un horario teórico, ni un cuadrante, ni un grupo donde se escribe «he llegado».

• Cumple la obligación de anotar inicio y fin de cada día (art. 34.9 ET, RDL 8/2019) si el registro es diario, identificable y se puede consultar.
• Evita reconstruir el mes el viernes a partir de recuerdos, fotos de una hoja o un hilo de chat.
• Deja exportar el mes para Inspección, para la representación legal si la hay, o para la gestoría.
• Encaja con vacaciones, turnos y, cuando toque pasar de las horas al recibo, con el módulo Laboral. No genera la nómina solo.
• No es un terminal biométrico ni un sello de «fichaje homologado». Ese listado oficial no existe.

¿Web, app o WhatsApp: qué canal le encaja a tu equipo?

Tres canales, un solo registro. Eliges el que use de verdad la plantilla; puedes combinarlos. Lo que no se usa todos los días no es un registro, es un propósito. La guía de implantación sin fricción está en el artículo de fichaje digital para pymes; aquí el criterio es el canal.

¿Se puede fichar por WhatsApp y que cuente como registro?

Sí, si WhatsApp Business es solo la puerta de entrada y el asiento aterriza en un backend que identifica a la persona, guarda inicio y fin, y se puede exportar. No, si el «registro» es un grupo, un estado o un mensaje a la encargada.

• Un chat se borra, se edita de hecho (borrar y reenviar) y no se conserva cuatro años de forma ordenada. Ante Inspección no es un sistema: es una conversación.
• El artículo 34.9 no nombra WhatsApp. Nombra un registro diario, fiable y accesible. El medio es indiferente; la fiabilidad, no.
• No presentes el hilo como prueba. Presenta la exportación del sistema.
• Si parte del equipo ficha por web o app y otra parte por WhatsApp, tiene que ser el mismo registro, no dos verdades.

¿Hace falta geocerca para que el fichaje sea válido?

No. El artículo 34.9 no impone geocerca. Es una medida de fiabilidad cuando el equipo ficha fuera de un único despacho, no un requisito para que el registro «sea legal».

• Se configura por centro de trabajo: puedes exigirla en un almacén o una tienda y no usarla en teletrabajo.
• Aporta prueba de que el fichaje se hizo cerca del centro. No rastrea a la persona todo el día.
• No la vendas al comité ni al cliente como «lo pide la ley».
• Si no aporta nada (un solo despacho, todo el mundo delante del mismo navegador), no la actives por decorar el sistema.

¿Qué tiene que quedar resuelto el primer día?

El software no ficha solo. Antes de invitar a la plantilla, cierra estas reglas. El cómo contarlas al equipo, sin que suene solo a control, está en la guía de fichaje digital para pymes.

• Quién debe fichar: toda la plantilla por cuenta ajena, también parcial, fijos discontinuos y quien teletrabaja.
• Qué se marca: inicio, pausas y fin. Un total semanal escrito el viernes no es un registro diario.
• Qué pasa con el olvido: quién lo corrige, en qué plazo y con qué rastro. Un mes sin ninguna incidencia suele ser un mes maquillado.
• Un canal (o una mezcla) y se cierran los demás. Papel más Excel más chat deja días en blanco.
• Prueba a exportar el mes como si llamara Inspección mañana. Si no sale, el sistema no está listo.

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