La respuesta corta
Digitalizar una factura en Vacly es cargarla, dejar que la IA lea NIF, bases e IVA, confirmar la agrupación, aprobar el documento y, después, generar o revisar la propuesta de asiento. Ese mismo dato alimenta el resumen de IVA del periodo (repercutido frente a soportado). No es un envío a Hacienda.
Si buscas qué es un software de emitidas y recibidas, eso está en [Facturas emitidas y recibidas](/blog/software-facturas-emitidas-recibidas). Este artículo es el cómo: los pasos de la pantalla de [Facturas](/producto/facturacion/facturas-unificado), de [Precontabilidad](/producto/contabilidad/precontabilidad) y de [Impuestos](/producto/fiscal/impuestos).
Facturación se cobra en Soles, pago por consumo. Prueba 15 días. Una propuesta no es un asiento cerrado: hasta que una persona valida, no lo trates como contado. El resumen de IVA no sustituye la presentación oficial.
¿Por dónde se empieza a digitalizar facturas en Vacly?
Empiezas en Facturas, no en un Excel del trimestre. El documento entra, se lee y se revisa. Luego el mismo dato sirve para proponer asiento y para ver el IVA del periodo.
- 1. Entra en [Facturas](/producto/facturacion/facturas-unificado). Ahí está la zona de subida y el listado (Todas, Ventas, Compras, Gastos, No deducibles, Sin clasificar).
- 2. Carga el documento (arrastra o selecciona). También puedes abrir Correo, conectar Gmail u Outlook y pulsar Sincronizar correo. Desde el correo el sistema procesa el PDF adjunto.
- 3. El proceso marca Subiendo, Preparando, Extrayendo y Revisión. Mientras extrae, ves la agrupación en vivo. Si paras, puedes volver con Revisar agrupación o Abrir revisión.
- 4. Confirma la agrupación (Facturas, Gastos u Otros; emitidas, recibidas, dudosas o duplicadas). Luego aprueba o rechaza en Revisión. Aprobar guarda el dato; no cierra la contabilidad.
- 5. Ese histórico es el que lee [Precontabilidad](/producto/contabilidad/precontabilidad) y el [resumen de IVA](/producto/fiscal/impuestos). El libro del periodo, si lo necesitas, es otro artículo: [libros registro](/blog/libros-registro-facturas-expedidas-recibidas).
¿Cómo se carga el documento y qué hace la IA?
El cuello de botella no es guardar el archivo. Es pasar NIF, bases e IVA a un dato que se pueda revisar, filtrar y reutilizar.
- La zona dice Arrastra y suelta tus facturas, o haz clic para seleccionar. Muestra PDF, JPG, PNG y WEBP. Puedes subir varios archivos a la vez, también un PDF de varias páginas. Si la zona está oculta, pulsa Subir facturas.
- El producto acepta PDF, imagen o XML (también Facturae). La IA lee NIF, bases e IVA. Eso ahorra teclear; no sustituye comprobar que el total es el del documento.
- En Correo: Conectar Gmail o Conectar Outlook, luego Sincronizar correo y Procesar. El adjunto que entra por esa vía es el PDF. Las imágenes del correo no se importan.
- Si hay documentos pendientes del gestor, aparece el distintivo Pendientes. Si hay duplicados por resolver, Duplicadas. No ignores esos dos avisos antes de fiarte del periodo.
- La extracción agrupa páginas. Ves Páginas, A extraer, Emitidas, Recibidas y, si toca, Dudosas o Duplicadas. Puedes mover páginas entre grupos y reclasificar. Confirmar agrupación es el paso que abre la revisión de contenido.
¿Cómo se revisa, se clasifica y se detectan duplicados?
La IA lee. Tú confirmas. Si una recibida queda como emitida, el IVA del periodo se invierte. Si el mismo PDF entra dos veces, el trimestre miente.
Revisión del lote
Tras confirmar la agrupación entras en Revisión. Ves el documento y los datos (proveedor, cliente, NIF, número, base imponible, cuota de IVA, total). Aprueba o rechaza una a una, o Aprobar todas / Rechazar todas las del filtro.
Emitida o recibida
Cada factura queda Emitida, Recibida o Sin clasificar. En el listado los segmentos son Ventas y Compras. En el resumen de IVA, las sin clasificar piden que asignes el tipo: si no, el saldo no cuadra.
Duplicados y export
El sistema marca duplicadas en la agrupación y en el listado (Revisión pendiente). Cuando hay aprobadas, Exportar saca Excel, CSV o Sage. El fichero sale; no se envía a la AEAT.
¿Cómo alimenta precontabilidad y el resumen de IVA?
El histórico de facturas es el mismo feed. Precontabilidad propone asiento. Impuestos enseña repercutido y soportado. Ninguno de los dos presenta el modelo.
- En [Precontabilidad](/producto/contabilidad/precontabilidad) ves Con asiento y Sin asiento. Si falta propuesta, Generar propuesta de esta factura (o en lote). Luego Revisar: asiento propuesto, cuentas, debe y haber. Validar, Marcar pendiente o Excluir. Hasta que una persona valida, no lo trates como contado.
- La propuesta puede pedir respuesta (cuenta, deducibilidad, contraparte nueva) antes de Validar. Plan contable y reglas se configura aparte. Regla creada se aplica a las próximas propuestas, no reescribe el pasado en silencio.
- El [resumen de IVA](/producto/fiscal/impuestos) (y la vista Resumen IVA del listado) parte de las facturas: IVA repercutido, IVA soportado y saldo. La fórmula que ves es Repercutido menos Soportado, resultado del periodo filtrado. Etiquetas: IVA a ingresar, IVA a compensar o IVA compensado. Cómo leer esa vista: [resumen de IVA del periodo](/blog/resumen-iva-impuestos-periodo).
- Exportación a Sage, CSV o Excel. Es un fichero para la gestoría o el programa contable. No afirmamos un envío en vivo a a3 ni a Holded.
- Vacly no presenta a la AEAT. Precontabilidad no contabiliza sola. El resumen no sustituye el 303 ni la liquidación. VeriFactu, si lo usas, no es esta pantalla.
Preguntas frecuentes
¿Cuál es el orden real de trabajo?
Cargar (arrastra, clic o Correo), esperar Subiendo / Preparando / Extrayendo, confirmar agrupación, aprobar en Revisión, y entonces abrir Precontabilidad o el resumen de IVA. No empieces por el asiento si el documento no está aprobado.
¿La IA deja la factura lista para contabilizar?
No. Lee NIF, bases e IVA y propone. Tú apruebas el documento y, en Precontabilidad, revisas el asiento y pulsas Validar. Sin esa confirmación humana no está contado.
¿Qué formatos puedo subir?
La zona de arrastre muestra PDF, JPG, PNG y WEBP. El producto acepta también XML y Facturae. Por Correo se procesa el PDF adjunto.
¿El resumen de IVA presenta el 303?
No. Muestra repercutido, soportado y el saldo del periodo a partir de facturas (y liquidaciones, en Fiscal). No sustituye la presentación oficial. El envío, si procede, lo haces tú o tu asesoría.
¿Puedo exportar a Sage?
Sí. Sage, CSV y Excel, desde la revisión o desde Precontabilidad. El fichero sale; no es un envío a la AEAT ni un conector ERP en vivo a a3 o Holded.
¿Cuánto cuesta y cómo se prueba?
Facturación se cobra en Soles, pago por consumo. El trial es de 15 días.
Cómo lo resuelve Vacly Facturación
En [Facturas](/producto/facturacion/facturas-unificado) arrastras PDF, imagen o XML (también Facturae), o entras por Correo. La IA lee NIF, bases e IVA, agrupa páginas y marca emitida, recibida o duplicada. Apruebas en Revisión. Ese histórico alimenta [Precontabilidad](/producto/contabilidad/precontabilidad) (propuesta de asiento que una persona valida) y el [resumen de IVA](/producto/fiscal/impuestos) (repercutido y soportado del periodo). El qué y el porqué están en [emitidas y recibidas](/blog/software-facturas-emitidas-recibidas). Se cobra en Soles, pago por consumo. No presenta a la AEAT. Prueba 15 días.