Factura electrónica
El XML o Facturae ya nace como dato estructurado. Digitalizar es leer un papel, un PDF o una foto y proponer NIF, bases e IVA. Vacly acepta las dos vías; no son el mismo documento.
Vacly
Digitalizar facturas sin teclear NIF ni IVA
Digitalizar facturas es pasar el papel o el PDF a un dato que se puede revisar: NIF, bases e IVA. No es una factura electrónica: el XML o Facturae ya nace estructurado. No es digitalización certificada: ese procedimiento, si se cumple, es el que permite destruir el papel. No es VeriFactu: el régimen de facturación verificable aplica el 1 de enero de 2027 a sociedades y el 1 de julio de 2027 a autónomos. En Vacly subes el documento —PDF, JPG, PNG, WEBP o XML/Facturae—, la IA lee, agrupas páginas y una persona revisa el lote. Ese mismo dato alimenta precontabilidad y el resumen de IVA. No es un envío a la AEAT. No es un asiento cerrado. Facturación se cobra en Soles. El trial son 15 días con tus facturas. Vacly Solutions SL, CIF B22657407, Tortosa.
Prueba en vivo
Exportar facturas aprobadas a Excel
Demo interactiva, sin registro: el lote de Facturas, las ya aprobadas y el Excel. No es un envío a la AEAT. El flujo real está en /app/FacturasUnificado.
Cuando quieras el mismo flujo con tus facturas, el trial son 15 días. Si el volumen es el tema, el formulario está más abajo.
- Digitalizar facturas es pasar el papel o el PDF a NIF, bases e IVA, no volver a teclearlos
- El trimestre llega y faltan páginas, o el mismo gasto está dos veces
- Subes PDF, JPG, PNG, WEBP o XML/Facturae. Gmail y Outlook: solo el PDF adjunto
- La IA lee. Una persona revisa el lote. El mismo dato va a precontabilidad e IVA
- Exportas Sage, CSV o Excel: un fichero. No hay conector en vivo
- Soles, pago por consumo. Trial 15 días con tus facturas.
Cómo funciona con Vacly
01
Subes el fichero, no el dato a mano
La zona de subida acepta PDF, JPG, PNG y WEBP. El producto acepta también XML y Facturae. Dejas de copiar el NIF de un papel a una celda. Si el documento viene de Gmail o Outlook, solo entra el PDF adjunto: las imágenes del cuerpo del correo no se importan. Eso no es un fallo de marketing; es el límite del conector.
02
La IA lee NIF, bases e IVA
Propone. No cierra. El valor está en no teclear lo evidente. El riesgo está en fiarse del primer pase. Por eso el flujo no termina aquí. Si alguien te vende “la IA contabiliza sola”, no es esta página.
03
Agrupas páginas y armas el lote
Una factura de tres páginas no son tres facturas. Un ticket suelto no es una factura de proveedor. El lote es el trabajo: juntar, separar, no duplicar. Ahí es donde el trimestre suele romperse cuando se hace a mano.
04
Una persona revisa
Un humano valida el lote antes de que el dato alimente precontabilidad e IVA. Revisa NIF, bases, cuota y que no esté el mismo gasto dos veces. Vacly no sustituye al criterio del administrativo ni de la gestoría.
05
El mismo dato sigue el viaje
Precontabilidad (asiento propuesto, a validar) y resumen de IVA. Exportas Sage, CSV o Excel: un fichero por periodo. No hay envío a la AEAT. No hay conector en vivo a a3, Holded ni Sage. Si tu gestoría trabaja en otro programa, le mandas el fichero.
Qué no es digitalizar facturas
Tres nombres se mezclan en la misma búsqueda. Digitalizar el PDF no es qué es VeriFactu. Tampoco es Facturae ni digitalización certificada.
Digitalización certificada
Es el procedimiento que, si se cumple, permite destruir el original en papel. Extraer NIF e IVA de un PDF no es ese procedimiento. Esta página habla del dato, no de sustituir el archivo físico.
VeriFactu
Régimen de facturación verificable. Sociedades el 1 de enero de 2027; autónomos el 1 de julio de 2027 (RDL 15/2025). Subir un PDF y revisar el lote no es remitir un registro de facturación.
El problema: tecleo, trimestre, duplicados
El cuello de botella no es el escáner. Es teclear NIF, bases e IVA una y otra vez, llegar al trimestre con huecos y encontrar el mismo gasto dos veces. Digitalizar aquí corta ese trabajo: el mismo dato revisado alimenta precontabilidad e IVA. No es la presentación a la AEAT.
Tecleo
NIF, bases, IVA, fecha, proveedor. Una vez está bien. La vez cuarenta está cansada. El error no es “no saber contabilidad”: es copiar. Vacly lee y propone. Tú dejas de ser el teclado.
Trimestre
El resumen de IVA pide el lote entero. Si faltan páginas o el XML se quedó en un correo, el trimestre se cierra con un hueco. Digitalizar aquí significa que el mismo dato que revisaste alimenta ese resumen. No es la presentación a la AEAT.
Duplicados
El mismo PDF en el chat, en el mail y en la carpeta. El mismo gasto dos veces. El lote existe para verlo antes de que la precontabilidad lo herede. Un humano mira. La IA no “deduplica y cierra”.
El lote cambia según el oficio
El mostrador, el cajón de género y el albarán de obra no son el mismo montón. El lote de retail, el de hostelería y el de construcción usan el mismo flujo: subes el PDF, una persona revisa, el dato sigue. Sin TPV ni ERP de mediciones.
Qué valida un humano (y por qué no lo saltamos)
La revisión humana no es un extra de marketing. Es el límite que nos impide vender auto-contabilidad. El administrativo o la gestoría confirma lo que la IA no debe firmar sola.
Identidad y cifras
NIF, bases, cuota, fecha. Si el OCR se inventa un dígito, el humano lo para. Eso es el lote, no un asiento cerrado.
Que sea una factura, no tres
Agrupación de páginas, tickets frente a facturas, XML/Facturae frente a foto. El criterio de qué entra en el periodo es vuestro.
Que no viaje dos veces
El mismo documento no debe alimentar dos veces precontabilidad e IVA. El humano ve el lote. Vacly no promete magia de duplicados a ciegas.
Guía del blog
El paso a paso de pantallas y formatos está en cómo digitalizar facturas.
Si ya facturas en Holded
Digitalizar aquí no te pide apagar esa herramienta: exportas un fichero. Si quieres el detalle lado a lado, está la comparativa Vacly vs Holded.
Precio: Facturación en Soles
Facturación
Soles, pago por consumo
Especiales
Soles, pago por consumo
Fiscal
12,90 €/mes IVA incl.
Laboral
desde 2,50 €/empleado/mes IVA incl.
Tiempo
desde 8,89 €/empleado/mes IVA incl.
Contabilidad y Bancos
consultar
Digitalizar vive en Facturación (Soles). Trial 15 días con tus facturas. Proyectos 19 €/mes si lo activas. Vacly Solutions SL, CIF B22657407, Tortosa.
Límites honestos: no AEAT, no asiento solo
- Vacly no envía el lote a la AEAT.
- Vacly no contabiliza solo. La precontabilidad pide validar el asiento.
- Gmail y Outlook: solo el PDF adjunto. Las imágenes del correo no se importan.
- No hay conector en vivo a a3, Holded ni Sage. Exportas un fichero (Sage, CSV, Excel).
- No inventamos clientes ni logos.
Preguntas frecuentes
- ¿Qué es digitalizar facturas?
- Es pasar el papel, el PDF o la imagen a un dato: NIF, bases, cuota e IVA. En Vacly subes el documento, la IA propone, una persona revisa el lote y ese dato alimenta precontabilidad y el resumen de IVA. No es un asiento cerrado.
- ¿Es obligatorio digitalizar facturas?
- Digitalizar, en sí, no es obligatorio. Lo que permite destruir el papel es la digitalización certificada, un procedimiento con requisitos propios. Esta página habla de extraer el dato del documento, no de ese procedimiento.
- ¿Factura digitalizada o factura electrónica?
- Una factura digitalizada parte de un papel, un PDF o una foto y se convierte en dato. Una factura electrónica (XML, Facturae) ya nace estructurada. Vacly acepta las dos vías: lees el PDF o importas el XML. No son el mismo documento.
- ¿Cuándo llega VeriFactu?
- El régimen de facturación verificable aplica el 1 de enero de 2027 a sociedades y el 1 de julio de 2027 a autónomos (RDL 15/2025). Digitalizar un PDF no es VeriFactu: no es remitir un registro de facturación.
- ¿Qué formatos acepta?
- La zona de subida muestra PDF, JPG, PNG y WEBP. El producto acepta también XML y Facturae. Por Gmail u Outlook solo entra el PDF adjunto; las imágenes del correo no se importan. Si tu flujo es “foto en el cuerpo del mail”, no va a entrar por ese conector.
- ¿Vacly envía a la AEAT?
- No. Vacly no envía el lote a la AEAT. La IA lee NIF, bases e IVA y propone; una persona revisa. La precontabilidad pide validar el asiento. El resumen de IVA se alimenta del dato revisado; la presentación oficial es otra conversación.
- ¿Cuánto cuesta y cómo se prueba?
- Facturación se cobra en Soles, pago por consumo. El trial es de 15 días, pensado para tus facturas reales. Fiscal 12,90 €/mes si lo activas. Contabilidad se consulta. CIF B22657407, Tortosa.