La respuesta corta
Digitalizar un ticket de empleado es fotografiarlo (móvil o web), leer el importe y enviarlo a aprobación del manager, con historial por persona. No es la facturación de la empresa: el módulo Facturación es otro; esto es el gasto de la persona que liquidas después.
La caja de tickets del cajón y el grupo de «mando foto» no son un expediente. Cuando toca reembolsar o pasar el gasto a empresa, hace falta quién lo mandó, qué importe se leyó y quién lo aprobó.
Este artículo es operativo. No es asesoría fiscal ni un sello de homologación. El registro de jornada (art. 34.9 ET) es otra obligación; el ticket no la cumple.
¿Qué es un gasto de empleado (y qué no es)?
Un gasto de empleado es el ticket que una persona adelanta o justifica en su nombre: un taxi, una comida de trabajo, material menor. No es la factura de proveedor de la empresa ni el presupuesto que emites al cliente.
- Vive en Tiempo, junto a fichaje, ausencias y validaciones, porque lo manda la persona, no el departamento de administración.
- Facturación es el módulo de presupuestos, facturas, clientes y proveedores. Encaja cuando toca liquidar el gasto de empresa; no es esta pantalla.
- Digitalizar el ticket no convierte el gasto en factura ni en asiento contable por sí solo. Evita perder el papel y deja un flujo de aprobación.
- No hay una obligación general, a 18 de agosto de 2026, de «fichar» tickets como si fueran jornada. El artículo 34.9 ET pide inicio y fin del día trabajado, no el ticket del taxi.
- Tampoco existe un software de tickets «homologado» por Inspección. Quien mezcle las dos palabras está vendiendo un sello que no existe.
¿Cómo se digitaliza el ticket: foto, web e importe?
El empleado no tiene que guardar el papel hasta el viernes. Manda el ticket el día que lo tiene, desde el sitio donde está.
- Foto del ticket desde el móvil, o alta desde la web si está delante de un navegador.
- El sistema lee el importe. Eso ahorra teclear; no sustituye revisar que el número es el del ticket.
- No afirmamos lectura de NIF, IVA desglosado, comercio ni fecha más allá de lo que ves en el propio ticket. Lo que el producto hace aquí es leer el importe.
- El ticket digitalizado no es un grupo de fotos. Es una petición con importe que entra a aprobación.
- Si el papel se pierde después, queda la foto y el importe leído, no una caja vacía.
¿Quién aprueba y qué queda en el historial?
El manager aprueba. Sin ese sí, el ticket es una foto. Con ese sí, es un gasto de persona con rastro.
El empleado envía
Foto o alta web, con el importe leído. No espera a fin de mes para vaciar la cartera.
El manager decide
Flujo de aprobación. El gasto entra o no. No se «da por bueno» en un chat que luego se borra.
Historial por empleado
Qué se mandó, qué importe se leyó y qué se aprobó. Consultable cuando se liquida, no en una caja de papel.
¿Cuándo entra Facturación y cuándo no?
Si confundes gasto de persona y factura de empresa, el mes se descuadra dos veces: en Tiempo y en administración.
- Gastos del empleado: ticket de la persona, foto o web, importe, aprobación, historial por empleado.
- Facturación: presupuestos, facturas, clientes, proveedores y acreedores. Es otro módulo.
- Cuando el gasto aprobado tiene que liquidarse como gasto de empresa, encaja con Facturación. No hace falta contratarlo el primer día ni usarlo para mandar el ticket.
- Contabilidad, bancos y fiscal son módulos distintos. Este artículo no los da por conectados en automático.
- El precio de Tiempo (desde 8,89 € por empleado y mes, IVA incluido) cubre este flujo si tienes el módulo activo. El trial es de 15 días.
Preguntas frecuentes
¿Esto sustituye a Facturación?
No. Es gasto de persona. Facturación es la facturación de la empresa. Encajan cuando liquidas; no son la misma pantalla ni el mismo módulo.
¿Hace falta la app para mandar un ticket?
No. La foto sale del móvil; también puedes darlo de alta desde la web. Eliges el canal que use de verdad el equipo.
¿El sistema lee el importe solo?
Lee el importe del ticket. Revisa que coincide. No presentamos aquí lectura de otros campos ni un OCR de factura de proveedor.
¿Queda rastro por empleado?
Sí. Histórico por persona: lo enviado, el importe y la aprobación. Eso es lo que evitas perder en una caja o en un chat.
¿Es obligatorio digitalizar tickets por ley?
No hay, a 18 de agosto de 2026, una obligación general de digitalizar el ticket del empleado como si fuera el registro de jornada. El artículo 34.9 ET es inicio y fin. Conservar justificantes de gasto es otra conversación, con tu asesoría fiscal.
¿Va incluido en Tiempo?
Sí, Gastos del empleado forma parte del módulo Tiempo, junto a fichaje, ausencias, validaciones e informes. Desde 8,89 € por empleado y mes, IVA incluido. Prueba 15 días.
Cómo lo resuelve Vacly (Tiempo)
Vacly Tiempo digitaliza el ticket del empleado: foto desde el móvil o alta desde la web, lectura del importe, aprobación del manager e historial por persona. Es gasto de empleado, no Facturación. El detalle está en https://www.vacly.es/producto/tiempo/gastos. Desde 8,89 € por empleado y mes, IVA incluido. Prueba 15 días. No es un sello de homologación ni un registro de jornada: es la bandeja que deja de ser una caja de papeles.