Resumen ejecutivo
Desde mayo de 2019, el Real Decreto-ley 8/2019 obligó a todas las empresas a llevar un registro diario de la jornada de trabajo de sus empleados, modificando el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores. En 2025, un nuevo Real Decreto desarrolla y concreta esta obligación: exige que el registro se realice por medios digitales, define con detalle qué información mínima debe recogerse y refuerza los requisitos de objetividad, fiabilidad, accesibilidad, conservación durante cuatro años y protección de datos. El resultado es un marco mucho más claro sobre qué tiene que registrar la empresa, cómo debe hacerlo y qué esperan la Inspección de Trabajo y los tribunales.
El objetivo principal es garantizar el cumplimiento de la jornada laboral establecida, proteger los derechos de los trabajadores y combatir las horas extra no declaradas.
Novedades 2025: Real Decreto de registro de jornada
El nuevo Real Decreto sobre registro de jornada, aprobado en 2025, no crea una obligación completamente nueva, sino que desarrolla lo que ya establecían el Estatuto de los Trabajadores y el Real Decreto-ley 8/2019. La gran diferencia es que ahora se concretan mucho más el cómo debe ser ese registro y qué requisitos técnicos y organizativos debe cumplir.
Registro obligatorio y siempre por medios digitales
Todas las empresas deben garantizar un registro diario de la jornada de cada persona trabajadora, y este registro debe hacerse por medios digitales. El papel deja de ser una herramienta válida como sistema principal: solo puede utilizarse de forma excepcional y temporal si hay una incidencia técnica que impida el fichaje digital y, en cuanto sea posible, esos asientos deben trasladarse al soporte digital.
El objetivo es que el registro sea:
- Objetivo: que los datos reflejen la información de manera imparcial, perceptible e indiscutible.
- Fiable: que los asientos, una vez practicados, no puedan modificarse sin autorización y que cualquier cambio deje una huella clara e indeleble.
- Accesible: que las personas que deban realizar asientos o consultar el registro puedan hacerlo de forma sencilla, sin discriminación.
Contenido mínimo del registro
El Real Decreto define de forma muy precisa qué información debe recoger el sistema, entre otros elementos:
- • La identificación de la persona trabajadora, con los datos imprescindibles.
- • La hora y minuto de inicio y finalización de cada jornada.
- • La hora y minuto de inicio y finalización de cada pausa.
- • Si la jornada (o parte) se desarrolla de forma presencial o a distancia.
- • La naturaleza ordinaria, extraordinaria o complementaria de las horas.
- • Horario de tiempos de espera y tiempos a disposición.
- • Interrupciones del derecho a la desconexión digital.
- • Totalización diaria y mensual de la jornada realizada.
- • Identificación y autoría de todas las modificaciones realizadas.
Derechos de acceso y protección de datos
El sistema debe permitir que cada trabajador pueda consultar y obtener copia de sus registros en cualquier momento, que la representación de trabajadores pueda acceder respetando RGPD, y que la Inspección de Trabajo tenga acceso inmediato en cualquier momento y de forma remota.
¿Qué significa "control horario"?
El control horario es el registro sistemático y diario de las horas de entrada y salida de cada trabajador en su puesto de trabajo. No se trata simplemente de anotar las horas trabajadas al final del mes, sino de documentar cada día:
1Hora de inicio
Momento exacto en que el empleado comienza su jornada laboral.
2Hora de finalización
Momento exacto en que el empleado termina su jornada laboral.
Este registro debe aplicarse a todas las empresas sin excepción, independientemente de su tamaño, sector o modalidad de trabajo (presencial, teletrabajo o mixto).
¿Qué dice el Real Decreto sobre el control horario de los trabajadores?
Artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores
"La empresa garantizará el registro diario de jornada, que deberá incluir el horario concreto de inicio y de finalización de la jornada de trabajo de cada persona trabajadora, sin perjuicio de la flexibilidad horaria que se establezca en los términos que en esta ley se prevén."
Aspectos clave del decreto:
Registro obligatorio y diario
Todas las empresas deben registrar diariamente el horario de inicio y fin de cada trabajador.
Conservación de 4 años
Los registros deben conservarse durante cuatro años y estar disponibles para la Inspección de Trabajo.
Acceso de trabajadores y representantes
Los trabajadores y sus representantes legales deben poder acceder a estos registros.
¿Qué obligaciones existen sobre la ley del control horario de los trabajadores publicada en 2019 en el BOE?
Para las empresas
- Implementar un sistema de registro diario que garantice la veracidad del horario de inicio y finalización de la jornada de trabajo
- Organizar y documentar el sistema mediante negociación colectiva, acuerdo de empresa o decisión del empresario previa consulta con los representantes legales de los trabajadores
- Conservar los registros durante cuatro años y mantenerlos a disposición de la Inspección de Trabajo
- Facilitar el acceso a los registros por parte de los trabajadores y sus representantes legales
Para los trabajadores
- Registrar fielmente su entrada y salida diariamente utilizando el sistema establecido por la empresa
- Colaborar con el cumplimiento de la normativa de control horario
- Solicitar rectificaciones cuando detecten errores en su registro
- Ejercer su derecho de acceso a sus propios registros horarios
¿Cuál es el objetivo del registro de la jornada laboral de los trabajadores?
El control horario no es una medida arbitraria, sino que responde a objetivos claros y fundamentados establecidos por el Ministerio de Trabajo y Economía Social:
Proteger a los trabajadores
Garantizar el cumplimiento efectivo de la jornada laboral pactada y evitar abusos en las horas extraordinarias no compensadas.
Combatir el fraude laboral
Luchar contra las horas extra no declaradas, el trabajo no registrado y las prácticas laborales irregulares.
Facilitar el control
Proporcionar información clara, fiable y verificable a la Inspección de Trabajo y Seguridad Social en sus actuaciones.
¿Cómo registro la jornada laboral de los trabajadores, en papel o con un programa?
Hasta ahora la normativa dejaba bastante libertad sobre el método concreto de registro, pero el nuevo Real Decreto da un paso más y exige que el registro de jornada se realice por medios digitales. Esto no impide que, ante una incidencia técnica puntual y debidamente justificada, se pueda usar un soporte alternativo (por ejemplo, una hoja en papel), pero la regla general es clara: el sistema principal debe ser digital, objetivo, fiable, accesible, capaz de conservar los datos durante cuatro años y con trazabilidad de las modificaciones.
Hojas para el control horario de los empleados
Ventajas
Implementación inmediata, coste inicial bajo, no requiere infraestructura tecnológica ni formación específica del personal.
Desventajas
Alta susceptibilidad a errores humanos, posibilidad de manipulación, riesgo de pérdida de documentos y dificultades significativas durante auditorías.
Recomendado para: Empresas muy pequeñas (menos de 5 empleados) como solución temporal hasta implementar un sistema digital.
⚠️ Con la aprobación del nuevo Real Decreto, las hojas en papel solo deberían considerarse como solución excepcional o de respaldo ante incidencias técnicas, y no como sistema principal de registro, ya que difícilmente permiten garantizar todos los requisitos de objetividad, fiabilidad, accesibilidad, conservación y trazabilidad que exige la norma.
Apps para el control horario de los trabajadores
Ventajas
Máxima precisión en los registros, completa trazabilidad, generación automática de informes, registro de pausas, teletrabajo, desconexión digital, horas extraordinarias, tiempos de espera, totalizaciones diarias y mensuales, y cumplimiento legal garantizado por diseño con el nuevo Real Decreto.
Consideraciones
Requiere inversión inicial en tecnología y necesidad de formación del personal para su uso efectivo.
Recomendado para: Todas las empresas. Es la solución natural para cumplir con el nuevo Real Decreto 2025, ya que las aplicaciones digitales pueden registrar todos los detalles exigidos: pausas, teletrabajo, desconexión digital, naturaleza de las horas, tiempos de espera, totalizaciones, y trazabilidad completa de cambios.
Descarga un Excel para el control horario de los trabajadores
Para empresas que buscan una solución intermedia entre el registro en papel y el software especializado, ofrecemos una plantilla Excel profesional que cumple con todos los requisitos establecidos en el Real Decreto-ley 8/2019. No obstante, con el nuevo Real Decreto de 2025, la recomendación es utilizar la plantilla como herramienta de apoyo o solución transitoria mientras se implanta un sistema digital más robusto, capaz de registrar todo el detalle exigido por la norma (pausas, teletrabajo, naturaleza de las horas, tiempos de espera, interrupciones de la desconexión, totalización diaria y mensual, trazabilidad de cambios, etc.).
Plantilla Excel profesional y gratuita
Proporciona tus datos de contacto y recibirás inmediatamente por email una plantilla Excel completamente funcional que incluye:
- Sistema de registro diario automatizado
- Cálculo automático de horas trabajadas y extras
- Control integrado de ausencias y permisos
- Espacios para firmas y validaciones
- Cumplimiento legal completo garantizado
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Apps para el control horario de los trabajadores
Las aplicaciones digitales representan la solución más robusta y eficiente para el cumplimiento de la normativa de control horario. Estas herramientas ofrecen funcionalidades avanzadas que van más allá del simple registro:
Registro automático
Fichaje mediante códigos QR, geolocalización o reconocimiento biométrico, eliminando errores humanos.
Informes legales
Generación automática de reportes que cumplen con todos los requisitos de la Inspección de Trabajo.
Gestión integral
Control de ausencias, vacaciones, permisos y gestión completa de recursos humanos en una plataforma.
¿Por qué elegir Vacly para tu control horario?
Vacly ofrece una solución completa que va más allá del simple fichaje, integrando todas las necesidades de gestión de recursos humanos en una única plataforma.
Descubrir Vacly¿Y cómo se hace el control horario a empleados durante el teletrabajo?
El teletrabajo no exime del cumplimiento de la normativa de control horario. De hecho, la Ley de Trabajo a Distancia refuerza esta obligación estableciendo requisitos específicos.
Aspectos clave del control horario en teletrabajo:
- La empresa debe garantizar el registro de la jornada también en modalidad remota
- Se debe respetar el derecho a la desconexión digital fuera del horario laboral
- Los trabajadores tienen los mismos derechos que en trabajo presencial
Soluciones tecnológicas recomendadas:
Aplicaciones móviles
Fichaje desde cualquier ubicación con verificación de identidad y geolocalización opcional.
- • Registro con un clic
- • Verificación biométrica
- • Sincronización automática
Plataformas web
Acceso desde cualquier dispositivo con conexión a internet, ideal para equipos distribuidos.
- • Dashboard centralizado
- • Informes en tiempo real
- • Integración con herramientas de trabajo
¿Nos pueden sancionar por no cumplir con la normativa del control horario de los trabajadores?
Sí, absolutamente. La Inspección de Trabajo y Seguridad Social tiene potestad para imponer sanciones significativas por el incumplimiento de la normativa de control horario, tal como establece la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social (LISOS).
Tipos de sanciones e importes:
Infracciones leves
60€ a 625€
Errores menores en el registro
Infracciones graves
626€ a 6.250€
Falta sistemática de registro
Infracciones muy graves
6.251€ a 187.515€
Ausencia total del sistema
Factores que agravan las sanciones:
- Número de trabajadores afectados
- Reincidencia en infracciones
- Volumen de negocio de la empresa
- Intencionalidad en el incumplimiento
- Daños causados a los trabajadores
- Obstaculización de la labor inspectora
8 consejos para implementar el control horario
Implementar un sistema de control horario efectivo requiere planificación estratégica y consideración de múltiples factores. Aquí tienes una guía práctica basada en las mejores prácticas del sector:
Ofrece incentivos
Presenta el control horario como una herramienta que beneficia también a los empleados: transparencia en horas extra, mejor planificación personal y protección legal.
Anima a configurar recordatorios
Facilita que los empleados establezcan alarmas o notificaciones para recordar el fichaje. Muchas apps permiten recordatorios automáticos.
Favorece un sistema de apoyo
Establece un sistema donde los compañeros se recuerden mutuamente fichar, creando una cultura de colaboración y responsabilidad compartida.
Enfatiza los beneficios
Comunica claramente cómo el control horario protege tanto a la empresa como a los trabajadores, mejora la organización y facilita la gestión de vacaciones y permisos.
Averigua dónde está el problema
Si hay resistencia al cambio, identifica las causas específicas: ¿es miedo a la vigilancia? ¿falta de comprensión? ¿problemas técnicos? Aborda cada preocupación individualmente.
Crea una política clara
Desarrolla un manual específico que explique cómo, cuándo y dónde fichar, qué hacer en caso de olvidos, y los procedimientos para correcciones.
Considera medidas disciplinarias graduales
Establece un sistema progresivo: primera vez → recordatorio amistoso, segunda → conversación formal, tercera → medidas disciplinarias según convenio.
Elige el software adecuado
Selecciona una herramienta que sea intuitiva, fiable, que cumpla con RGPD y que ofrezca soporte técnico. Considera la escalabilidad futura de tu empresa.
¿Listo para implementar el control horario en tu empresa?
Con Vacly, el registro de jornada se realiza íntegramente por medios digitales, con todos los campos que exige la nueva normativa (inicio y fin de la jornada, pausas, teletrabajo, naturaleza de las horas, tiempos de espera, interrupciones de la desconexión, totalización diaria y mensual, trazabilidad de cambios, etc.). De este modo, tu empresa no solo cumple con el Real Decreto-ley 8/2019, sino también con el nuevo Real Decreto de 2025 sobre registro de jornada, facilitando las auditorías internas, las inspecciones de trabajo y la protección de los derechos de tus trabajadores.